In 9 Schritten zum CSR Management System

Auch Schweizer KMU müssen sich vermehrt mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandersetzen. Entweder, weil Kunden danach fragen oder weil sie gesetzlich dazu verpflichtet werden. Da die finanziellen und personellen Ressourcen von KMU meist begrenzt sind, ist es wichtig, pragmatisch nach den Prinzip “agieren, nicht reagieren” vorzugehen.

Die folgenden neun Schritte zeigen auf, wie ein erfolgreiches CSR Management System mit überblickbarem zeitlichen und finanziellen Aufwand eingeführt werden kann. Die Saladin Public Affairs begleitet Sie gerne auf diesem Weg, damit Sie rasch zum Ziel kommen und Ressourcen schonen.

1. Sich klar werden über die eigene Motivation

Wenn man das Ziel nicht kennt, ist der Weg dorthin schwierig zu finden. Es ist deshalb eminent wichtig, sich als Unternehmensführung darauf zu einigen und niederzuschreiben, was die Erwartungen der an das CSR Management System sind.

• Soll die gesellschaftliche Verantwortung resp. moralische Verpflichtung wahrgenommen und ein positiver Beitrag zum Wohle der Gesellschaft, der Belegschaft oder der Umwelt geleistet werden?

• Oder geht es (nur) darum, gesetzliche oder Kunden-Anforderungen zu erfüllen?

• Soll das Unternehmen dank des CSR Managements auch wirtschaftlich profitieren, zum Beispiel, weil es attraktiver für Kunden, Mitarbeitende und Investoren wird?

• Ist das Ziel, die Prozesse im Unternehmen besser in den Griff zu kriegen und damit Risiken zu erkennen und an Effizienz und Innovationspotential zu gewinnen?

• Gibt es andere Gründe?

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten und Chancen auf, die ein CSR Management System Ihrem Unternehmen bieten kann, zum Beispiel in einem Impulsvortrag vor der Geschäfts- oder Projektleitung.

• Wir moderieren Ihre Diskussion, damit Sie sich über ihre Motivation klar werden und wir diese gemeinsam festhalten können.

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2. Erfassen der Ausgangslage

Damit möglichst effizient gearbeitet werden kann, soll analysiert werden, welche Synergien genutzt und welche Inhalte weiterverwertet werden können. Konkret können dazu folgende Fragen gestellt werden:

• Was für Massnahmen werden bereits umgesetzt und welche Kennzahlen bereits erhoben?

• Ist das Unternehmen bereits zertifiziert, geht es andere Verpflichtungen ein oder wendet Standards an?

• Was macht die Konkurrenz (Benchmark-Analyse)?

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir erfassen systematisch alle in Ihrem Unternehmen bereits vorhandenen CSR-relevanten Prozesse und Dokumentationen. Dabei beziehen wir uns auf internationale Standards, wie zum Beispiel die Global Reporting Initiative (GRI) oder branchenspezifische Richtlinien.

• Wir beurteilen den Stand Ihres Unternehmens in Bezug auf CSR auf Basis unserer Erfahrungen und Vergleichen mit der Konkurrenz.

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3. Durchführen einer Materialitätsanalyse

Unternehmen sind einer Fülle an Nachhaltigkeitsthemen ausgesetzt, die sie im Rahmen ihres Corporate Social Responsibility (CSR) Management Systems steuern und über die sie berichten könnten. Gleichzeitig sind die personellen Ressourcen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung begrenzt. Deshalb wird das Prinzip der Materialität (Wesentlichkeit) angewandt und damit bestimmt, welche Themen für die Anspruchsgruppen (Stakeholder) des Unternehmens relevant sind.

Ziel einer Materialitätsanalyse (Wesentlichkeitsbewertung) ist eine begründete Fokussierung der eigenen Ressourcen: Wo kann das Unternehmen signifikant Einfluss nehmen und die grösste Wirksamkeit für eine nachhaltige Entwicklung entfalten.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir moderieren einen Workshop mit Ihren Experten, um einerseits die Stakeholder Ihres Unternehmens und deren Erwartungen zu identifizieren und andererseits die Relevanz dieser Erwartungen für Ihr CSR Management System zu beurteilen.

• Wir stellen Ihre Materialitätsanalyse in ansprechender, nachvollziehbarer Form dar, damit Sie aufzeigen können, warum Sie gewisse Themen aktiv bewirtschaften und andere nicht.

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4. Formulieren einer CSR-Strategie

Unternehmerische Verantwortung ist kein eigener Geschäftsbereich – und könnte als solcher aus Mangel an interner Akzeptanz auch gar nicht erfolgreich agieren.

CSR kann auch nicht losgelöst von der Unternehmensstrategie (Geschäftsmodell, Unternehmenswerte) betrachtet werden. Vielmehr muss das Verständnis für verantwortungsvolles Handeln in allen Unternehmensbereichen wie dem Einkauf, der Produktion, der Logistik oder dem Personalwesen verankert und mit Zielvorstellungen verknüpft werden.

Darauf aufbauend kann eine individuelle CSR-Strategie formuliert werden, die das eigene Verständnis von Verantwortung wiedergibt und über wichtige Themen und Massnahmen Aufschluss gibt.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir schlagen Ihnen mit Blick auf die Materialitätsanalyse und Ihre Unternehmensstrategie vor, wo Sie im Bereich CSR den Hebel ansetzen können, um mit überschaubarem Aufwand eine möglichst grosse, nachhaltige Wirkung zu erzielen.

• Wir unterstützen Sie bei der Formulierung einer für Ihr Unternehmen massgeschneiderten CSR-Strategie.

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5. CSR Management organisatorisch einbinden

CSR ist ein firmenübergreifendes Thema und braucht eine feste Verankerung in allen Bereichen, damit sich nachhaltiges Handeln zur selbstverständlichen Gewohnheit entwickeln kann.

Deshalb empfiehlt es sich, für deren Steuerung ein Team – «Steuerungskreis» – aus Entscheidungsträgern der wichtigsten Abteilungen und Funktionen zu bilden. Der CSR-Manager, dessen Anbindung an die Geschäftsführung geklärt sein muss, koordiniert den Steuerungskreis.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir helfen Ihnen, CSR in Ihrem Unternehmen zu verankern, die richtigen Entscheidungsträger zu dessen Steuerung zu identifizieren und diese für das Thema zu gewinnen.

• Wir unterstützen Sie dabei, die passende Organisationsform für Ihr CSR Management zu installieren.

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6. Ziele formulieren und Prozesse etablieren

In diesem Arbeitsschritt geht es darum, festzuhalten, was, bis wann, wie und mit welchen Ressourcen erreicht werden soll.

Dafür werden Ziele, Zeitpläne und Milestones definiert und mit Messgrössen (Key Performance Indicators, KPI) hinterlegt, Prozesse und Aktivitäten beschrieben, Verantwortlichkeiten innerhalb des Steuerungskreises und den Abteilungen geklärt sowie Budgets erstellt.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen einen Massnahmenplan und zeigen Ihnen, welche Ressourcen Sie für dessen Umsetzung bereitstellen müssen.

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7. Massnahmen umsetzen und Erfolge messen

Um ein CSR Management System erfolgreich zu betreiben, müssen die definierten Massnahmen konsequent umgesetzt und die gesteckten Ziele im Blick behalten werden.

Es empfiehlt sich dabei, auf bestehende Erhebungen aufzubauen und eine möglichst einfache, aber präzise Datenerfassung zu etablieren.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Leistungen und Fortschritte im Bereich CSR möglichst einfach und präzis zu messen.

• Wenn Sie das wünschen, begleiten wir Ihre Umsetzung und reagieren, wenn Ihnen die Zeit davonläuft oder Sie die Ziele aus den Augen verlieren.

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8. Über die Fortschritte im Bereich CSR Bericht erstatten

In wiederkehrenden Berichten wird sowohl das Erreichte wie auch das Entwicklungspotential im Bereich CSR transparent dargelegt. Diese Transparenz schafft Glaubwürdigkeit gegenüber den Stakeholdern.

Die Berichterstattung kann in Form separater, zielgruppengerechter Dokumente oder als Teil bestehender Publikationen – zum Beispiel des Jahresberichtes – erfolgen.

Oft lehnen sich Unternehmen in ihrer Berichterstattung auch Rahmenwerken wie zum Beispiel der Global Reporting Initiative (GRI) an oder nutzen Bewertungsplattformen wie EcoVadis. Solche Standards ermöglichen den systematischen Vergleich mit anderen Unternehmen, was insbesondere für Investoren und Kunden von Interesse sein kann.

Zur Kommunikation gehört auch, sich regelmässig mit den wichtigsten Stakeholdern auszutauschen. Bei deren Auswahl kann man auf die Materialitätsanalyse abstützen, sollte aber darauf achten, nicht nur mit Wohlgesinnten, sondern auch mit Kritikern des Unternehmens zu sprechen.

Und schliesslich sollen auch die Mitarbeitenden des Unternehmens in die Kommunikation eingebunden werden. Wenn Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren, trägt das zudem zu ihrer Motivation bei.

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir unterstützen Sie beim Erstellen Ihrer CSR-Berichte oder beim Einpflegen Ihrer Resultate in Bewertungsplattformen, damit Ihre Leistung anerkannt und angemessen honoriert wird.

• Wir beraten und begleiten Sie im Umgang mit Ihren wichtigsten Stakeholdern, wobei wir als Taktgeber darauf achten, dass nichts und niemand vergessen geht.

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9. Besser werden, um gut zu bleiben

Der Druck auf die CSR-Berichterstattung und die Leistungen von Unternehmen im Management ihres sozialen und ökologischen Impacts werden zunehmen.

Deshalb ist es wichtig, sich ständig zu verbessern und so den mit einem erfolgreichen CSR Management System erreichten Wettbewerbsvorteil aufrecht zu erhalten. Es gilt, ständig besser zu werden, um gut zu bleiben!

Was Sie von uns erwarten können:

• Wir setzen uns mit Ihnen zusammen, um Sie auf Basis unserer Erfahrungen und laufenden Analysen zu beraten, in welche Richtung sich das Thema CSR entwickelt und was das für Sie und Ihr Unternehmen bedeutet.

• Wir helfen Ihnen, das Thema CSR effizient zu bewirtschaften und damit Wettbewerbsvorteile zu gewinnen.

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